上海市中医医院病案原件可持续管理系统

（病案示踪管理系统）及服务招标需求

 

一                     项目背景介绍

项目背景

上海市中医医院创建于1954年,2005年成为上海中医药大学附属医院。是一所中医特色浓厚、临床科室齐全、医学人才汇聚，集医、教、研为一体的三级甲等综合性中医医院。医院开放床位505张，临床科室设置齐全。医院现拥有卫生部国家临床重点专科2个；国家中医药管理局重点学科2个；国家中医重点专科6个；5个上海市中医临床优势专科；2个上海中医药大学临床优势专科；5个上海市中医特色专科及“申康”市级中医特色专科建设项目1个。

为进一步提升医院信息化管理水平，根据国家卫生计生委三级医院评审标准的要求，也为满足医院日常管理的要求，为医院创建三级医院做好信息化方面的支撑，进一步提高医院的运营管理水平，拟在现有医院信息系统软硬件基础上进行病案原件可持续管理系统与服务的应用，为医疗病案原件提供可持续化的业务管理平台。

二                     本次招标内容

招标内容

本次招标内容为医院病案原件可持续化管理系统的供货、安装调试、软硬件集成、软件开发、技术支持、运行维护、项目验收、技术培训及售后服务等。

序号	货物名称	数量	交货期
1	病案原件可持续化管理系统	1套	合同签订之日起90天内。
2	病案原件数字化索引服务	按需
3	病案按需数字化传输服务	按需
4	手持移动终端	2	提供手持移动终端设备
5	二代身份证读卡器	1	提供二代身份证读卡设备
6	病案原件管理服务器	1	采用原病案翻拍服务器环境
7	HIS及相关系统接口改造	1	包含对接HIS及病案系统
8	数据库MSSQL2008Server	1	采用原病案翻拍数据库环境
9	系统集成	1	包含项目所有相关设备集成
10	无线网络	1	协助完成病案室无线覆盖

招标预算

本项目预算：人民币16万5千元整。

招标要求

本次招标是医院信息系统所需应用软件及服务的流程定制、开发实施与系统维护服务招标。包括：具有合法知识产权的医院病案原件可持续管理系统及为满足采购人实际病案室原件应用管理需求所必须的数字化管理服务工作，对相关硬件及应用软件功能扩充、维护、基础数据准备、人员培训、售后服务、技术支持等建设内容。

投标人提供的医院信息系统软件必须包含所要求功能，在此功能上允许增添功能模块，增添的功能模块将作为重要考虑因素，但因此因素造成系统总价增加采购人不予考虑。

投标人报价须按照标书内容分项报价。如投标人投标金额进行优惠，应相应对各系统分项进行优惠报价，以便采购人进行系统验收。

三                     对投标者资质及产品资质要求

对投标人资质要求

l        在中华人民共和国境内注册，具有独立法人资格的投标人，并提供证明材料；

l        投标人须具有上海市三级甲等医院同类型项目案例，并提供案例合同；

l        投标人须在上海有公司总部或分公司，相应机构在上海至少已存在2年以上，有完善的售后服务体系，有能力提供7*24服务响应，并提供证明材料。

l        本项目不接受联合体投标企业。

对投标产品资质要求

l        投标人拥有对投标产品进行自主修改权，不接受不能定制修改的产品；

l        投标产品和服务应与系统技术规格及要求章节中的描述基本一致，不能达成基本一致的应具有可比性，不接受低于要求的产品；

l        投标产品必须包括设计、开发、调试、验收、维护、培训及售后服务等。

四                     系统设计原则

易用性原则

充分满足医院对于病案业务管理整体化的需求，实现业务管理及统计查询等功能，操作简单快捷，为医、教、研提供快速、准确、实时的高质量的信息。

安全性原则

提供先进、完整、可行、实用、安全的存储、备份、容灾系统方案。 提供应用软件功能使用的分级授权管理模式，在系统内部建立统一全面的用户权限管理，保护医院信息数据的安全。

灵活性、维护性

系统采用结构化、层次化设计结构，使系统易于维护和升级，系统采用模块化设计，并保证各版本之间具有良好的兼容性，不会因为系统中某些功能点的改变而影响整个系统的正常运行。

可在系统基础上扩充子系统，并实现各子系统之间的无缝集成，以满足医院未来发展的要求。

先进性原则

采用先进的、成熟的、开放的计算机技术、网络技术以及存储技术，保证系统具有技术上的先进性，同时应提供先进和方便的维护管理技术和方案。

一体化原则

遵循系统的整体设计、分步实施原则，全面规划系统功能，分步实施各相关系统。

稳定性原则

系统采用成熟的、符合软件工程标准的系统结构、计算机技术、通讯技术、数据库技术、存储技术和网络技术。在充分考虑系统功能的同时，应格外重视项目的安全和稳定性。

高效性原则

系统功能页面的设计简洁、美观，尽可能地提高访问速度，突出主要信息。导航系统在层次清晰的同时方便使用者对相关信息和服务的访问。

五                     系统技术规格及要求

为更好的提高医疗服务水平，优化病案原件管理的业务流程，提高病案原件管理的工作效率，实现病案原件的全程精细化管理，真实记录病案原件流通节点及轨迹，及时反馈责任人及管理者进行即时响应，为病案质控管理标准提供纠偏依据。

数据要求

l        数据安全：采用数据库级用户权限和应用程序级运行权限的双重控制机制，提供统一用户管理手段，通过数据库系统的数据安全机制，提供完善的安全保障体系；

l        可溯源性：系统数据的变化都要有记录，并能够被检索；

l        准确性：系统数据必须确保正确，能够根据历史数据和相关操作数据判别出可能存在的错误数据。

安全要求

l        系统安全：系统需要完善的安全设计，确保各个系统在运行中不会相互影响，各个子系统均能独立运行，确保不同业务相关工作的能有效进行；

l        用户安全，安全可靠、严密防错，严格的授权制度；

l        支持完善的日志功能，并提供相关功能完善支持；

l        设备安全，需要有完善的设备环境应急机制，在设备出现问题时，能快速响应并恢复系统。

l        数据安全性：确保业务数据在Webservices传输过程已被加密；

性能要求

l        服务端与客户端均要支持7×24小时全年无休连续运行；

l        前置式服务器，保证前台服务器一旦异常可有服务器及时正常运作；

l        硬盘镜像备份。

终端用户页面操作要求

l        界面清晰，文字表达清楚准确；

l        操作简单快捷；

l        日常操作响应及时。

终端用户操作性能指标

l        适用于电脑初级水平的操作者；

l        高重复性操作要支持全键盘或全鼠标操作；

l        简化按键与操作流程，以最小的操作步骤达到操作目的。

服务器性能要求

l        支持20个以上工作站同时进行业务操作。

网络性能要求

l        支持院内网络；

l        支持Internet网络查询；

l        支持断网操作。

系统的可运行性、可恢复性

l        系统故障检测和恢复，可管理，维护性强；

l        全院网络系统发生故障时，要能保证实验室工作的正常进行；故障消除后，系统自动恢复相应任务与操作。

系统的可扩展性、冗余性

l        系统拥有良好的独立性，可分割也可组合；

l        方便二次开发升级，具有稳妥的扩展冗余性。

系统的容错性

l        具备完善的核查防错能力，可以发现、提示和纠正错误；

l        发现异常情况可以多种手段提示；

l        对错误性操作要有提示，不能出现崩溃等情况。

其他

l        系统开发环境应基于Windows、MSSQL标准平台；

l        系统架构可采用C/S,B/S及各类APP形式；

l        移动端系统环境及硬件基本配置应满足适用于本项目使用。

六                     软件基本功能（包括但不限于以下功能）

(一)           病案原件示踪管理

基于无线移动设备与院内现有网络环境，运用计算机信息技术将携带条码标签的病案原件进行全程追溯，确保病案原件管理实现可持续化管理。

系统特点：

1.  形成医院完整的病案原件可追溯数据库。

2.  建立病案流转交接电子数据责任制。

3.  利用院区无线覆盖实现快速、准确、安全的移动扫码管理。

4.  降低病区、出院处、病案室的原件索引登记、交接管理的工作强度。

5.  病案上下架实现扫码方位信息定位、借阅数据自动约束，有效避免误操作。

6.  配合病案数字化，实现框架共享、多用户共享，实现无纸化调阅。

7.  提供精细化管理能力，确保院内原件流转有据可查，配合形成考核机制。

8.  无缝与现有加密数字化病案调阅系统对接，与原件托管服务数据实时对接。

系统功能需求：

病案统计室
系统功能	需求描述
病区或出院处接收病案 （移动扫码+手选）	显示科室及病区应收病案、暂缓回收病案及原因、应收未收病案信息
整理准备（装订检查、上架准备）（移动扫码+手选）	对缺项病案进行标识，执行暂缓上架、即时通知各缺项病案责任人
上架管理（移动扫码）	病案货架单元关联、病案序位管理、货架容积管理，兼容分组缓存箱上架。
借阅申请执行 （移动扫码+手选）	借阅申请单审核后执行操作及双向签收
借阅归还执行 （移动扫码+手选）	原件归还的交接校对、上架校对及入库操作
各类日志报表生成查询	可根据用户需求定制查询报表
复印申请执行 （移动登记表+手选）	对审核通过的复印申请执行操作
出院数据条件区间校对	进行出院登记表、首页数据库及示踪基础库比对校验。
历史病案数字化检索与调阅	实现历史病案数字图像的检索、调阅及打印
病区、诊疗科室
项目所涉及内容	需求描述
当前病区交接状态显示	可以接收、超期未收、缺项未补、借阅数、借阅超期数
应交未交接余量原因填报	对暂缓回收原因进行选项式填报
病案接收信息提醒	病案接收事项及时限的双向提示
借阅申请单建立	发起借阅申请，填报原由，待审核
医务科、医保办
项目所涉及内容	需求描述
借阅复印申请单审核	审核借阅复印申请，核对借阅复印内容
医保调阅复印授权	审核或填报调阅原由
发起其它类型调阅	审核或填报调阅原由

 

 

(二)           具备病案原件按需数字化能力

通过对病案原件进行数字化转换，兼容原有数字化病案调阅系统及时回传加密病案原件。解决诊疗业务的病案调阅问题，满足法规要求规避法律风险,建立了数字化备份，提高了病案管理效率，锁定病案数据的真实。将原有病案复印方法升级，提高服务质量。通过借阅方式的改变,实现框架共享、多用户共享。为诊疗服务及业务系统调阅提供病案的数字化调阅接口。

项目特点

1.      采用托管式病案数字化完成纸质病案的整理、清点、装箱、交接、转场。

2.      实现多版本病案首页数据整合及补充录入。

3.      全程对病案纸张进行顺序印号，确保院方有机会对翻拍质量进行核查。

4.      实现病案单页文件的硬件狗AES加密，防止病案在调阅流转中被盗用。

5.      实现病案单页文件小于160KB的图像压缩技术，提高网络调阅速度。

6.      采用A4全幅显示器进行逐页质量检验，不采用略缩图、不允许抽检。

7.      采用科学高效的翻拍方法，严格控制翻拍人员的年龄上限及劳动质量。

8.      具备合理可靠的库房病案原件交接方法，完成条码关联、装箱托管服务。

9.      具备良好的差错检出及退回补拍机制，确保数字化病案的正确连续完整。

10.  具备成熟的数字病案调阅系统，兼容院内HIS及病案系统接口。

11.  负责实施过程中系统接口、基础数据采集及维护、人员培训等全部内容；

12.  其他根据病案质控要求增加病案首页质量控制功能、配合医院管理要求及达到国家卫生计生委评审要求的其他内容。

系统功能需求：

1)  数字化病案加工

a. 交接、清点、校验功能

?  交接单打印：纸张病案从病案科室领取时打印格式清单，标明清点数量、范围、缺号及流程节点负责人签名。

?  交接单校验：系统完成质检流程后需按流程输出箱内病案范围、数量、缺号信息与交接单进行校验。

?  交接单日志：系统需精确至页为单位，按日期\工位\批次\箱号\病案号\出院日期\页码，将基本箱单信息进行逻辑校验，避免差错发生。

b. 病案首页信息校对、更正功能

?  首页信息更正：由于早期老版本病案首页系统及装订问题，数据存在着误操作及装订因素。加工系统需提供灵活的页面审核及调整功能，及时对原信息错误进行纠正。

?  页面装订更正：对于已装订错误的病案，加工系统允许生成标识，并独立进行原稿与数据的修正。

?  关联信息校对：系统需具备首页关联信息校验功能，确保图像与首页信息逻辑检查正确。

c. 病案图像质检功能

?  图像显示完整：全屏模式，对于图像质检要求采用全屏，不可采用略缩图，图像需上下左右全幅进行检查，杜绝歪斜、不清晰等问题。

?  病案逐页检查：逐页模式，对于整本病案要求严格按照逐页质检原则，禁止采用抽检模式。

?  编号页码识别：加工系统需具备根据编号页码对不合格页面进行回退、重拍、插入补拍等操作能力，可快速在原稿中找到需重拍页。

d. 病案压缩加密功能

?  图像数据压缩：院内网络带宽有限，病案图像文件在传输前需控制在180KB以下，加工系统需具备图像数据压缩能力。

?  图像数据压缩：病案是特殊档案，无论存储与传输需对其进行加密，加工系统需具备文件数据加密能力。

e. 系统备份及日志功能

?  加工备份输出：为保证病案数据的安全保存，病案数字化加工系统需具备在输出成品病案时同步输出增量成品病案备份数据至其它存储器能力。加工系统日志：为确保成品病案的连续与完整性，生产加工系统在正常输出成品病案时同时输出生成日志及异常日志，为院方数量统计及异常断点提供依据。

2) 数字化病案应用

a. 管理功能

?  用户管理：管理内部及外部用户的信息，可以对系统登录用户的信息进行查询/添加/修改/删除。

?  用户组管理：查询/添加/修改/删除用户组，并可设置人员所属的用户组。

?  用户组权限：设置用户组所拥有的系统功能的权限。

?  科室管理：查询/添加/修改/删除科室信息，并可维护科室下包含的人员。

?  病案权限配置：配置病案浏览的权限（按用户及按用户组），可以按照用户的方式一个个地进行病案权限的配置，可以分别设置病案的阅读，打印及导出的权限。

?  访问权限控制：可以设置禁止访问的机器的IP，被禁止访问的IP对应的机器就无法使用本系统。

?  病案锁定：可以将一些特殊的病案进行锁定，被锁定的病案将无法在浏览器中被查询到。

?  病案申请审批：对浏览器中提交过来的病案阅读申请进行审批，可以为申请的病案设定阅读的时限等。

?  监控中心：查看各个系统的用户的使用的情况，包括：用户是否在前，用户有申请需要审批，用户的浏览病案的历史情况，用户权限等。

?  病案错误报告：处理病案浏览器上用户反馈上来的病案错误（如：图片缺页/分类错误等）。

?  病案定位：查询病案在库房中的位置，可按病人姓名，病案号，出院日期，条码号，打包号，库房号或库位名查询，并生成统计报表。

?  病案导出：可以将选择好病案进行加密压缩导出，配合相应的浏览工具可在离线的环境下浏览。

?  病案浏览统计：可查询用户、科室在某一时间段内数字化病案使用情况，并生成统计报表。

b. 检索功能

?  关键词搜索：一个简洁的搜索方式，类似google的搜索方式。可以选择搜素分类（病案号/疾病/手术/科室/病人姓名/医生），多关键词搜索（可以填写多个搜索关键词及指定关键词之间的关系），精确与模糊的搜索方式。

?  高级搜索：可以按照列出的各种查询条件对病案进行查询，这种检索方式常用于检索条件比较多的情况下。

?  自定义搜索：可以自定义组织查询条件的组合进行搜索。这种检索方式常用于需检索的条件比较复杂的情况下。

?  经典搜索：传统的检索方式，左边是检索条件右边是检索结果。在检索时还可设定病案图片的医学分类，以便在查看病案图片时过滤掉无需查看的图片。

?  病案图片浏览：对病案图片的浏览进行了严格的权限控制（阅读/打印/导出）。可以设置需要过滤的图片分类（例如只显示病案首页或病程录等），查看病案图片的同时可对图片进行一系列的处理（如放大/缩小/全屏/黑白彩色切换/裁剪/打印等等）。浏览期间可对感兴趣的病案收藏到收藏夹。

?  病案收藏夹：用于显示及搜索在浏览病案时收藏的病案并且可以显示当时记录的病案笔记，类似IE浏览器的网页收藏夹。

?  申请查看：可以浏览并查询用户曾经申请过的需要查阅的病案的记录，及时了解审批情况。

?  浏览历史：查询用户曾经浏览过的病案记录，类似IE浏览器的历史记录，可以方便用户查看以往浏览过的病案，而无须再一次搜索。

c. 打印功能

?  快速打印：仅登记简单的打印申请信息，选择病案直接打印。

?  集中打印：未打印过的病案可以统一处理，按照申请人的记录完成打印任务。

?  集中复印：对未复印的病案进行集中统一处理。

?  申请查询：查询申请过打印或复印的申请人信息，并可查看申请人相应的申请信息，证件照，打印的病案记录等。

?  打印参数：设置默认的打印参数（纸张大小/图片色彩/打印份数/打印分类及顺序）。

3) 系统接口

HIS系统接口：可导入已有的病案首页信息；

电子病历系统接口：提供B/S形式或C/S形式的接口，方便电子病历系统的工作站调用。

 

(三)           具备病案原件数字化托管能力

通过病案数字化托管项目的实施，医院相关管理科室可以从繁琐的查询、搬运等工作中解脱出来，这有益于提供医院的病案质量管理水平，同时也减少原始病案借阅所产生的损坏遗漏等问题，数字化示踪管理后的病案进行托管外包服务，减少了医院不必要的密集架建设开销，

项目特征

1.      病案换箱、整理、下架、装箱

2.      病案原件清点、索引过程

3.      病案纸张页面维护过程

4.      病案箱单粘贴标志

5.      病案数字化索引系统及流程

6.      病案原件转场、运送

7.      档案库房堆放要求

8.      基于网络及公路的病案回调流程

9.      数字加工车间及团队

 

功能需求

1	按需完成历史病案的数字化及托管服务
★1.1	资质证明：托管病案数字调阅服务能够兼容国家电子病历五六级评审标准及国际HIMSS6/7标准，提供运行截图。
1.2	文件清点整理服务：依据院内实际出院数据提供清点造册及文件整理服务
1.3	文件审核交接服务：依据清点造册内容进行文件装箱，与院方审核交接
1.4	文件封装转运服务：文件批量装箱审核完成后由专人专车进行转场运送至托管库房
1.5	文件内容索引服务：提供文件索引文件服务，方便查询统计
1.6	文件数字调阅服务：提供远程数字调阅服务，提高原件调阅效率，避免原件遗失
1.7	文件原件回送服务：提供文件原件回送服务，24小时内送达至院方指定地点
1.8	数字化图像归档及加密服务：提供数字化图像归档及传输基于硬件的加密服务
1.9	数据同步服务：基于医院网闸及防火墙，提供内外网数据同步服务
1.10	数据加密服务：完善文件管理业务流程及数据加密运营服务
#1.11	追溯管理服务：具备医院全流程病案原件追溯管理服务能力，从形成、整理、流转、借阅、库存进行全面管理
#1.12	数据对接服务：能与本院原有历史病案翻拍调阅系统的数据进行对接
1.13	档案托管服务：具备≥2000立方米的有效档案库房空间可用容积，提供合同及建筑图纸。
1.13.1	安全性：符合档案库房管理的八防要求，库房有专人值守
1.13.2	监控录像：库房需具备24小时不间断监控录像系统
1.13.3	电子门禁记录：库房需具备电子门禁记录系统
1.13.4	警报功能：库房需具备消防报警系统及设备
1.14	配套软件：
1.14.1	装箱清点数据录入：导入院方病案数据库与病案原件比对进行关联形成电子索引
1.14.2	电子加密回传调阅：院内病案调阅可预约订阅申请，按需预约调阅电子病案
1.15	服务团队能力：
1.15.1	具备数字化实施场地及人员：在上海有固定的病案数字化翻拍场所及人员,提供证明材料
1.15.2	用户名单：提供上海有至少三家的病案整体数字管理服务的用户名单

 

七                     文档要求（包括但不限于）

开发过程各阶段技术文档要齐全，文档与实际要严格一致。系统实施过程中，配合实施进度，须向医院按时提供如下文档：

1、              功能说明；

2、              操作使用说明书；

3、              项目实施计划；

4、              功能模块上线清单；

5、              培训手册。

以上文档作为验收标准之一。

 

八                     报价项目格式

	项目	内容说明	单位	价格
数字接口	病案翻拍接口	原病案数字化翻拍加密接口	套
	HIS系统接口	出入院及病案系统接口	套
示踪系统	桌面版系统	基于台式电脑的病案原件管理系统	套
	移动版系统	基于无线移动设备的病案原件管理系统	套
硬件	无线扫码PDA	具备安卓操作系统的无线移动扫码设备	套
	身份证读卡机	联机读取二代身份证信息设备	套

 

 

九                     系统、设备的安装、调试及上线

1、投标人负责所供设备、软件的安装、调试及上线，采购人予以配合。

2、设备、软件的安装、调试所需的工具、仪表及安装材料等应由投标人自行解决。

3、投标人在实施前提供详细的实施方案，并提交采购人认可。投标人应根据采购人的需要，在规定的时间内，保证质量，完成系统建设。实施过程中应科学、合理地掌握与其他工作界面的协调、交叉，同时完成医院现有相关系统的所有接口。

4、实施工期：合同签订后90天内。

5、实施地点：医院指定地点。

 

十                     售后服务、培训及验收

售后服务

1、本次项目中涉及的系统软件须提供原厂二年的免费质保服务，免费服务期后，收取不超过软件费用的10%维护费；

2、投标人应在投标文件中说明在保修期内提供的服务计划，维护范围包括（包括但不限于）软件安装，调试、维修，接口等内容；

3、在系统的免费服务期内，投标方应确保系统的正常使用。在接到用户服务要求后应立即做出回应，并在承诺的服务时间内实施服务；

4、投标人有良好的售后服务能力，并提供2年免费服务及软件升级，提供全年7天24小时服务（电话、远程或现场），并在接到采购人通知后8小时内到达现场。项目验收合格后，每年不低于4次的例行维护及全面巡检。例行维护内容包括：软件的功能增强性维护等应用软件系统扩充升级（其中包括系统维护、跟踪检测），保证投标人所开发的软件正常运行；硬件的现场巡检、调整优化，并对设备进行保养和正常维护并提交维护报告等。

培训

1、培训：培训对象包括系统管理员、医院管理人员、操作员，系统管理人员培训内容为系统中涉及的相关技术内容；医院管理人员培训内容为系统流程和相关管理思想；操作员为系统的操作培训；

2、根据医院的情况制定相关培训方案，课程设置等。包括培训资料、讲义等；

3、所有的培训费用必须计入投标总价。

验收

所有服务、系统正式投入运行后根据相关规定流程验收及服务质量验收。医院就服务的安全性、完整性、易用性、适用性等进行评测，所有验收和评测的费用包含在投标总价内。

 

 

十一             其他要求

1、投标单位根据医院的具体需求对病案管理及后续服务提供客户化、个性化服务，以满足医院的实际需求。如服务中产生的其他费用需列明细的延伸服务，未列明的服务默认为提供相应免费服务。

2、对服务的保密范围要求：投标人须以协议的方式承诺在实施和维护过程中，任何涉及医院的病案信息，包括但不限于医院数据、医院特有的需求等，未经医院书面同意，不得对任何第三方展示、举例乃至销售，否则投标人将承担由此而产生的一切后果。

3、对知识产权的要求：投标人承诺全部承担今后凡因本项目相关部件知识产权方面可能产生的任何问题、纠纷乃至赔偿等。

 

 截止日期2018年4月4日